Instagram DM CRM: statusy, tagi i notatki dla sprzedaży w wiadomościach

Instagram DM CRM to lista prospektów, w której przy każdej firmie masz status rozmowy, tagi i notatki. Status mówi, na jakim etapie jest rozmowa, tagi mówią, kim jest lead i skąd się wziął, a notatka mówi, co ustaliliście i kiedy wracasz. Z tych trzech pól od razu widać, komu odpisać, komu wysłać follow-up, a z kim umówić rozmowę.

Skrzynka Instagrama a CRM

Skrzynka Instagrama jest zbudowana wokół rozmów: na górze widzisz te, w których coś się ostatnio działo. Do odpisywania to wygodne. W sprzedaży potrzebujesz jeszcze drugiego widoku: na jakim etapie jest każda firma z Twojej listy, także ta, która jeszcze nie odpisała.

Przy kilku rozmowach wszystko da się zapamiętać. Przy kilkudziesięciu prospektach w tygodniu pojawiają się pytania: czy ta kawiarnia dostała już wiadomość? Kto prosił, żeby odezwać się po świętach? Kto dostał już dwa follow-upy? W CRM odpowiedź na każde z nich widać przy leadzie.

Statusy: od „Nowy” do „Skonwertowany”

Status to jedno słowo, które mówi, co dalej z leadem. Lista statusów powinna być krótka, a każde przejście mieć jasny warunek.

1. 1

   Nowy

   Lead na liście, bez wiadomości

2. 2

   Skontaktowany

   Wyszła pierwsza wiadomość

3. 3

   Odpowiedział

   Prospekt odpisał

4. 4

   Skonwertowany

   Rezerwacja terminu albo sprzedaż

Trzy zasady, które trzymają statusy w porządku:

• Jeden lead, jeden status. Lead nie może być jednocześnie „Odpowiedział” i „Niezainteresowany”. Jeśli się waha, zostaje w „Odpowiedział”, a szczegóły zapisujesz w notatce.
• Status zmienia zdarzenie, nie nastrój. „Odpowiedział” znaczy, że przyszła odpowiedź, a nie że rozmowa idzie dobrze. Dzięki temu każdy tydzień liczysz tak samo i możesz go porównać z poprzednim.
• „Skonwertowany” to Twój cel. Dla jednej firmy to rezerwacja rozmowy, dla innej zamówienie albo płatność. Ustal to raz dla całej listy.

W DM Hero dwa pierwsze przejścia dzieją się same: lead przechodzi do „Skontaktowany”, gdy wtyczka wyśle pierwszą wiadomość kampanii, i do „Odpowiedział”, gdy prospekt odpisze. Do „Skonwertowany” lead trafia sam, gdy prospekt zarezerwuje termin przez link do rezerwacji wysłany przez AI Settera (przy planie Calendly z webhookami). Rozmowę umówioną inaczej oznaczasz przyciskiem „Umówiono” w skrzynce, a zamówienie albo płatność zmianą statusu leada.

Tagi: nisza, źródło, obiekcja

W sprzedaży przez DM-y ustaw trzy rodzaje tagów:

Tag w DM Hero to jedno słowo bez spacji: litery, cyfry, myślnik i podkreślnik. Dlatego „obiekcja-cena”, a nie „obiekcja: cena”. W filtrach wybierasz leady z którymkolwiek z wybranych tagów, ze wszystkimi naraz albo bez żadnego. Ten ostatni filtr szybko pokazuje leady, które czekają jeszcze na tag.

Oprócz Twoich tagów DM Hero dodaje własne, między innymi:

• replied, gdy prospekt odpisze na wiadomość z kampanii.
• inbound dla osób, które napisały do Ciebie pierwsze, gdy AI Setter odpowiada na wiadomości przychodzące. Taki lead od razu ma status „Odpowiedział”.
• booked, gdy prospekt zarezerwuje termin albo oznaczysz rozmowę jako umówioną.
• no_reply, gdy przez 24 godziny po follow-upie AI Settera w trybie automatycznym nie przyszła odpowiedź.

Tagi obiekcji pokazują, na co przygotować odpowiedzi. Gdy pod „obiekcja-dostawca” jest dziesięć leadów, warto mieć na tę obiekcję gotową odpowiedź. Przykłady takich odpowiedzi są we wpisie o zbijaniu obiekcji w wiadomościach.

Twoje notatki i notatki z rozmowy

Notatka to miejsce na wszystko, czego nie widać w statusie i tagach. Dobra notatka ma jedno, dwa zdania i odpowiada na pytanie: co muszę wiedzieć, zanim znowu napiszę?

Co warto zapisać:

• Termin powrotu. „Wrócić 16.12, przed świętami mają szczyt.”
• Kto decyduje. „Decyduje właścicielka, pisze z prywatnego konta.”
• Co już padło. „Pytali o zestaw startowy, cenę dostali 5.11.”
• Co masz wysłać. „Podesłać 2 przykłady realizacji.”

Tak może wyglądać rozmowa hurtowni kosmetyków fryzjerskich z salonem, po której jest co zapisać:

Rozmowa z pracownia.koloru.ochota

1. Ty: Dzień dobry, widzę, że od listopada robicie koloryzacje bez amoniaku. Dostarczamy salonom farby i pielęgnację do takich zabiegów, z dostawą w 48 godzin. Mogę podesłać krótką listę produktów?

2. Prospekt: Mamy już hurtownię, ale ile kosztuje u Was zestaw startowy?

3. Ty: Zestaw startowy to [kwota] netto. A z ciekawości: czego czasem brakuje Wam w obecnej hurtowni?

4. Prospekt: Na dostawę czekamy nawet tydzień. Ale do 15 grudnia mamy szczyt i do tego czasu niczego nie zmieniamy

5. Ty: Rozumiem. To odezwę się 16 grudnia z listą produktów i terminem pierwszej dostawy. Pasuje Wam?

6. Prospekt: Pasuje

Po tej rozmowie lead ma status „Odpowiedział”. Ty dodajesz mu tagi „fryzjerzy”, „lista-listopad” i „obiekcja-dostawca”, a w notatce zapisujesz: „Wrócić 16.12 z listą i terminem dostawy. Obecna hurtownia: dostawa do tygodnia. Cenę zestawu startowego dostali”. Za miesiąc nie musisz czytać całej rozmowy, żeby wiedzieć, od czego zacząć.

W DM Hero są dwa rodzaje notatek. Notatki piszesz Ty, AI Setter ich nie zmienia. Notatki AI zapisuje AI Setter: po rozmowie wpisuje tam kilka zdań o prospekcie i aktualizuje je, gdy rozmowa idzie dalej. To, co ma zostać na stałe, zapisuj w swoich Notatkach. W sekcji Kontakt zapisują się e-mail i telefon, które prospekt podał w wiadomości albo przy rezerwacji spotkania, z dopiskiem, skąd pochodzą. Kontaktu wpisanego ręcznie wiadomości nie nadpisują.

Lista, karty, tablica: kanban dla jednego i dla kilku kont

Te same leady możesz oglądać na trzy sposoby, zależnie od tego, co robisz:

• Lista do pracy na dużej liczbie leadów: sortujesz po dacie dodania, ostatnim kontakcie albo score, zaznaczasz grupę i dodajesz jej tag albo folder.
• Karty, gdy chcesz przejrzeć leady jeden po drugim i od razu widzieć ich status i tagi.
• Tablica to kanban: kolumna na każdy status, a lead przenosisz między kolumnami, przeciągając kartę. Na tablicy od razu widać, ile leadów jest na każdym etapie.

Foldery grupują leady niezależnie od statusu, na przykład „Warszawa” albo „Klienci z polecenia”. Usunięcie folderu nie usuwa leadów, zostają bez folderu. Filtry łączysz ze sobą: status, tagi, folder, kampania, data dodania i ostatni kontakt, np. „Skontaktowany, ostatni kontakt ponad 7 dni temu, tag kawiarnie”.

Score to liczba od 0 do 100 liczona regułami, między innymi ze statusu, z tego, czy lead ma niszę i notatki, oraz z historii wysyłek, odpowiedzi i aktywnej kampanii.

Gdy sprzedajesz z kilku kont na Instagramie, w planach multi-reps (Pro multi-reps albo Outbound multi-reps) podłączasz je wszystkie do jednego miejsca, a leady ze wszystkich kont masz na jednej liście i jednej tablicy.

Arkusz czy CRM: pięć sygnałów

Jeśli prowadzisz dziś listę prospektów w arkuszu, te pięć sygnałów mówi, że czas przenieść ją do CRM:

1. Przepisujesz status po każdej odpowiedzi. Wiadomości wysyłasz i odbierasz na Instagramie, a status zmieniasz ręcznie w innym oknie.
2. Nie wiesz, komu wysłać follow-up. Przed każdą wiadomością sprawdzasz w skrzynce, kto odpisał.
3. Ta sama firma jest w dwóch miejscach. Dwa arkusze, dwa konta, jedna kawiarnia.
4. Notatki są w trzech miejscach. Część w arkuszu, część w telefonie, część w głowie.
5. Liczysz odsetek odpowiedzi ręcznie. Każde podsumowanie tygodnia to ręczne liczenie wierszy. Jak go liczyć, pokazujemy we wpisie o odsetku odpowiedzi na cold DM-y.

Przeniesienie listy to import jednego pliku. DM Hero przyjmuje plik CSV z nawet 30 000 wierszy, z przecinkiem, średnikiem albo tabulatorem jako separatorem, i sam rozpoznaje kolumny takie jak „username” czy „profile url”. Leady, których @handle jest już na liście, import pomija, więc ta sama firma nie pojawi się dwa razy. Wybrane kolumny, których DM Hero nie zna, np. „miasto” albo „ostatni post”, możesz zapisać jako pola własne i wstawiać do wiadomości w szablonach. Zaznaczone leady w każdej chwili wyeksportujesz do CSV, np. do raportu.

Ściąga

• Cztery główne statusy i dwa końcowe, każde przejście z jasnym warunkiem.
• Trzy rodzaje tagów: nisza, źródło, obiekcja.
• Notatka w jednym, dwóch zdaniach: termin powrotu, kto decyduje, co padło, co masz wysłać.
• Tablica kanban do przeglądu etapów, lista do pracy na grupach.
• Statusy, które zmieniają się same, zamiast ręcznego przepisywania w arkuszu.

Cały proces, od listy prospektów do pierwszej rozmowy, opisujemy w przewodniku po cold outreachu na Instagramie, a co pisać leadom, które jeszcze nie odpisały, we wpisie o follow-upach.

W DM Hero nie przepisujesz statusu po każdej wysyłce i odpowiedzi, więc w CRM zajmujesz się tym, co wiesz tylko Ty: niszą, źródłem listy i terminem powrotu. Porównaj plany w cenniku, a na demo pokażemy, jak zaimportować Twoją listę i ustawić tagi pod pierwszą kampanię.